12 bí kíp tổ chức sự kiện chi phí siêu tiết kiệm

Một sự kiện hoành tráng thành công rực rỡ thu hút được lượng lớn khán giả và truyền thông là điều mà tất cả mọi người làm tổ chức event hay doanh nghiệp đều vô cùng mong muốn. Tuy nhiên một sự kiện thành công như vậy thông thường đi kèm với ngân sách không nhỏ. Vậy làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng với thành công rực rỡ với chi phí phù hợp nhất? Hôm nay NEXTevent sẽ cùng giải quyết vấn đề này cùng bạn đọc về 12 Bí Kíp tổ chức Event chi phí siêu tiết kiệm nhưng vẫn thành công rực rỡ mà các công ty sự kiện hay tin dùng nhé!

Bí kíp 1: Tối ưu hóa việc mời diễn giả nổi tiếng hay hoạt náo viên

Hoạch định chiến lược về tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn kiểm soát được tốt chi phí

Đây là một trong những bước đầu tiên khi doanh nghiệp bạn hoạch định chiến lược về tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện. Bởi vì thuê một diễn giả hay một người hoạt náo cho sự kiện dài là việc khá tốn kém. Thay vì phải mất một số tiền tương đương 1 tiếng diễn thuyết của người nổi tiếng. Hãy chỉ mời họ trong 15 phút. Hoặc không, hãy lợi dụng số tiền còn lại đầu tư vào việc tạo một video dài hai phút hấp dẫn. Giới thiệu nhân viên và lãnh đạo cấp cao của bạn. Cũng có thể là một chương trình bổ ích, một dự án tiếp theo của công ty chẳng hạn. Người tham dự sẽ vô cùng thích thú.

Bí kíp 2: Thảo luận và cùng tranh luận về bảng kế hoạch tổ chức event

Điều tối kỵ khi làm sự kiện là thay đổi kế hoạch.

Hãy dành ⅓ thời gian để lên kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Hãy tranh luận để đưa ra ý tưởng tốt nhất. Hạn chế thay đổi khi kế hoạch được tiến hành.

Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng sẽ phải đánh đổi bằng CHI PHÍ và THỜI GIAN – 2 yếu tố cực kỳ quan trọng khi tổ chức.

Thảo luận và cùng tranh luận về bảng kế hoạch event – nên diễn ra trước khi bắt đầu dự án

Bí kíp 3: Lập kế hoạch tổ chức event cực kỳ chi tiết

Việc cần làm này sẽ giúp bạn kiểm soát được tốt chi phí. NEXTevent thường tư vấn cho khách hàng khi dự án trước khi bắt đầu. Bởi vì bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần bản kế hoạch chi tiết. Nếu bạn không muốn “vung tay quá trán” cho những thứ phát sinh không cần thiết. Đừng bao giờ nghĩ rằng một bữa tiệc hội ngộ sẽ rất vui nếu không cần lên kế hoạch trước. Kỳ thực, bạn phải có kế hoạch cụ thể cho những sự kiện nhỏ. Trước khi hướng đến những sự kiện lớn hơn nếu muốn tiết kiệm chi phí.

Bí kíp 4: Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể kêu gọi quyên góp trong sự kiện

Crownfunding có vẻ lạ lẫm ở Việt Nam. Nhưng đây lại là điều vô cùng phổ biến ở nước ngoài. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo nó để tạo ra một sự kiện tiết kiệm chi phí nhất có thể. Nôm na là kêu gọi quyên góp từ những người tham gia. Và tổ chức chương trình trong khuôn khổ ngân sách quyên góp được. Vừa được là một phần của sự kiện. Vừa tăng tính trải nghiệm mới lạ.

Kêu gọi quyên góp từ những người tham gia và tổ chức chương trình sẽ giúp doanh nghiệp bạn: Vừa được là một phần của sự kiện, vừa tăng tính trải nghiệm mới lạ

Bí kíp 5: Chi phí tiệc tùng – ăn uống trong sự kiện

Đừng bao giờ nghĩ rằng một gói tiệc buffet sẽ rẻ hơn là tiền chi trả cho lượng đồ ăn thức uống thực tế mà người tham dự tiêu thụ. Có nhiều thống kê chỉ ra rằng, rất nhiều người tham gia sự kiện chỉ uống 1 loại nước cụ thể với số lượng rất ít. Chẳng hạn như nước suối hoặc nước ngọt. Thay vì trải nghiệm hết tất cả những loại nước uống có tại nhà hàng.

Bí kíp 6: Luôn có kế hoạch B (dân event gọi là Back-up)

  • Luôn nhắm vào mục tiêu tốt nhất. Dự phòng những trường hợp xấu nhất (khách mời đến quá đông, khách mời đến quá ít… Doanh nghiệp bạn phải làm gì?)
  • Không có kế hoạch hoàn hảo 100%; nhưng sẽ luôn cần có phương án dự phòng cho 100% các trường hợp.
  • Những yếu tố ngoại cảnh không thể kiểm soát luôn phải được dự trù (Thời tiết mưa gió, thiết bị event trục trặc, cúp điện…)
  • Ca sĩ, nhóm múa, vũ đoàn, các tiết mục biểu diễn… đến trễ
  • Khách mời là VIP cỡ bự đến trễ…Doanh nghiệp bạn phải làm gì?
Không có kế hoạch hoàn hảo 100%; nhưng sẽ luôn cần có phương án dự phòng cho 100% các trường hợp

Bí kíp 7: Các lưu ý về vấn đề bản quyền khi tổ chức event

Nghe có vẻ phi lý nhưng thực chất lại vô cùng phù hợp. Trả tiền ở đây là những chi phí bản quyền, giấy phép âm nhạc, tác quyền… hoặc rất nhiều thứ khác nếu bạn không muốn sự kiện của mình bị “tuýt còi” với một khoản tiền cao gấp vài chục lần khoản tiền phí phải bỏ ra. Hay thậm chí phải dừng sự kiện dù mọi thứ đã xong xuôi. Đó sẽ là một sự lãng phí vô cùng lớn.

Bí kíp 8: Sáng tạo ý tưởng trong khuôn khổ

Sáng tạo, đổi mới cách thức cũng là phương pháp giúp bạn tiết kiệm ngân sách sự kiện. Lấy ví dụ từ những sự kiện nước ngoài. Thay vì tốn quá nhiều tiền cho dàn khách mời cắt băng khánh thành dự án. Họ chỉ mời một khách mời duy nhất. Có thể là từ phía lãnh đạo công ty và thực hiện việc rút băng khánh thành theo chiều dọc thay vì cắt theo chiều ngang. Điều này vừa mang lại sự mới mẻ thích thú cho khán giả. Lại giúp nhà tổ chức tiết kiệm được kha khá chi phí.

Bí kíp 9: Chú trọng các Chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ nhất thông thường người ta ít quan tâm. Tuy nhiên nó góp phần rất lớn cho việc tiết kiệm ngân sách của doanh nghiệp bạn. Như: Lên danh sách khách mời, địa điểm tổ chức sự kiện, quà tặng, MC, vũ đoàn nào chuyên nghiệp mà giá tốt… Chọn đơn vị tổ chức sự kiện nào uy tín mà giá chi phí tốt nhất. Hoặc doanh nghiệp bạn tự phụ trách tất cả các khâu tổ chức. Dù thế nào vẫn rất cần sự tư vấn của chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện.

Bí kíp 10: Thời lượng tổ chức event

Đây là vấn đề rất quan trọng góp phần thành công cho một sự kiện. Mà đạo diễn nào cũng lưu tâm hàng đầu. Thời lượng chương trình diễn ra 2 tiếng, 3 tiếng hay 1 ngày, 2 ngày là một sự khác biệt rất lớn. Thời lượng làm Offline hay thời lượng làm Event Online cũng thật sự khác nhau rất nhiều về tính chất và khán giả.

Thời lượng làm Event Offline hay thời lượng làm Event Online cũng thật sự khác nhau rất nhiều về tính chất và khán giả

Bí kíp 11: Không ngừng luyện tập trước khi tổ chức sự kiện (Dân event gọi là Rehearsal)

Các hoạt động tập luyện trước khi diễn ra sự kiện cực kỳ quan trọng. Nó quyết định cho độc chính xác của từng tiết mục biểu diễn. Và hiệu ứng âm thanh ánh sáng màn hình LED… Ekip NEXTevent thông thường phải làm trước khi diễn ra chương trình sự kiện.

Sự thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến các vấn đề về mặt kỹ thuật. Hoặc thời lượng nội dung. Bằng cách chuẩn bị trước, diễn giả có thể tự tin hơn trong suốt chương trình. Và nhà tổ chức cũng có thể lường trước các sự cố có thể phát sinh.

Sự thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị, tập luyện có thể dẫn đến các vấn đề phát sinh hoặc chương trình sự kiện diễn ra không được như ý

Bí kíp 12: Dự trù chi phí phát sinh khi tổ chức event

Chi phí phát sinh là điều bạn cần phải lường trước nếu thực sự muốn tiết kiệm cho sự kiện của mình. Sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Tốt hơn hết là bạn nên có một khoảng dự phòng nhất định cho điều này. Đảm bảo rằng mọi chi tiêu không vượt quá khoảng dự phòng đó.

Cảm ơn quý độc giả đã tham khảo qua bài viết trên của NEXTevent. Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Nhờ quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín này. NEXTevent hay sử dụng để đảm bảo mang lại hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đối tác.
Theo: NEXTvent

Để lại bình luận